Beratung eines Bauunternehmens

Praxisfall 1: Klärung von Zuständigkeiten, Ressourcen- und Prozessoptimierung

Aufgabenstellung

Aufgabenstellung dieser Beratung ist es, die Organisations- und Informationsstrukturen aufzunehmen, Stärken und Schwachstellen zu definieren, um schließlich Maßnahmen und Lösungsvorschläge zur Effizienzsteigerung zu erarbeiten und deren Umsetzung im Betrieb zu initiieren.

Ausgangssituation

Kontinuierliches Wachstum, stetige Erweiterung des Leistungsumfangs und Steuerung von Sub-Unternehmen haben zur Erhöhung der Komplexität der Aufgaben und Arbeitsprozesse bei einem Bauunternehmen geführt, das sich seit über 15 Jahren als zuverlässiger Partner für alle Arbeiten im Baugewerbe rund um den Putz und Trockenbau versteht. Dies mit der Konsequenz, dass die bestehenden Organisations- und Ablaufstrukturen den Wertschöpfungsprozess nicht mehr adäquat und effizient genug unterstützen. Inhaltliche und fachliche Aufgabenabgrenzung, Klärung der Zuständigkeiten, Ressourceneinsatz und Kommunikationsprozesse müssen optimiert werden.

Projektdurchführung

Fakten:

• Eine geregelte, umfassende Kommunikation zwischen den Bereichen „Bau“ und „Verwaltung“ findet nicht statt. Hier werden die Informationen meist nur rudimentär zwischen „Tür und Angel“ ausgetauscht.
• Auf den Baustellen werden Anweisungen ebenfalls nur rudimentär oder auch unverständlich oder unklar an die Teamleiter gegeben.
• Veränderungen beim Bauvorhaben werden oftmals nicht oder zu spät an die Teamleiter weitergegeben.
• Ein gezielter, gesteuerter Know-how-Austausch bezüglich Themen auf den Baustellen findet nicht statt.
• Es existiert kein durchgängiges IT-System.
• Daten und Informationen werden in unterschiedlichen Systemen gespeichert, bearbeitet und gegebenenfalls verteilt. Ein Zugriff auf relevante, arbeitsunterstützende Informationen ist elektronisch nicht machbar.
• Dokumentierte Stellenbeschreibungen mit Verantwortungsbereich, Unterstellungen/Überstellungen, Vertretungen (Urlaub, Krankheit) liegen weder für den Bereich „Bau“ noch für den Bereich „Verwaltung“ vor.
• Kaufmännische Verantwortung trägt keiner der Mitarbeiter.

Menschen:

• Es wurde bei der Erst-Analyse überwiegend auf Interviews mit sämtlichen festangestellten Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen und Zuhören gesetzt, wobei bei den Gesprächen stellvertretend mit einigen Mitarbeitern schon Lösungsansätze durchgesprochen wurden.
• Diese ersten Lösungsansätze wurden bereits während dieser Zeit in groben Zügen mit der Geschäftsführung und dem Technischen Betriebsleiter diskutiert.

Taten:

• Die in den Interviews genannten Schwächen wurden in sechs Kategorien eingeteilt und mit Verantwortungen versehen.
• Einführung von mit beiden Bereichen abgesprochenen neu definierten Abläufen, Positionen und Hierarchieebenen.
• Wöchentliche Baubesprechungen mit der Geschäftsführung, dem Technischen Betriebsleiter, den Bauleitern und der neu eingerichteten Position „Assistenz der Bauleitung“.
• Durchführung von monatlichen Besprechungen der Teamleiter mit dem Ziel, die Erfahrungen über die neuen organisatorischen Maßnahmen, deren Mängel und die Weiterverbesserung auszutauschen.
• Falls es Neuigkeiten in der Firma gibt, wurde ein Infotag (maximal einmal pro Monat) installiert.
• Dokumentation (Aktennotizen) von jeder Absprache zwischen Auftraggebern und Bauleitung wurde zur Pflicht.
• Zeitnahe Weitergabe von Änderungen bzw. Neuigkeiten an die Teamleiter, die die Bauarbeiten betreffen.
• Kauf eines Updates der verwendeten Software, um u.a. eine elektronische Bauakte führen zu können. Das Ziel ist hier, möglichst viele Informationen elektronisch einzustellen, so dass diese jederzeit von jedem Ort abgerufen werden können.

Projektergebnis

• Das entscheidende Ergebnis der Beratung ist, dass Ruhe in den Betrieb eingekehrt ist und die Kommunikation wieder in ruhige und sachliche Bahnen gebracht wurde, so dass ein „störungsfreies“ Arbeiten für die Teams auf der Baustelle und in der Verwaltung möglich ist.
• Ersparnis von Doppel-/Mehrarbeit durch Vermeidung von Informationslecks.
• Förderung der Zusammenarbeit der beiden Bereiche „Bau“ und „Verwaltung“.
• Vermeidung von „Zerreibung“ von Mitarbeitern, u.a. zwischen diesen beiden Bereichen.
• Führen von Jahresgesprächen mit jedem Mitarbeiter.
• Als „Nebenwirkung“ ist zu erwarten, dass nach erfolgter Durchführung sämtlicher Maßnahmen nicht nur die Arbeiten auf den Baustellen wesentlich effizienter durchgeführt werden, sondern sich deswegen auch die Qualität der Arbeiten dort und damit das Betriebsergebnis weiter verbessern werden.

KMU-Berater Boris Faißt, der diesen Praxisfall beigetragen hat, ist im September 2012 verstorben.