Effizienter Einsatz moderner ERP-Software in mittelständischen Unternehmen

[00:00:00.180] – Intro
Die KMU Berater auf Augenhöhe mit Herz und Verstand, mit Engagement und Erfahrung. Als Bundesverband freier Berater haben wir uns dem Erfolg kleiner und mittelständischer Unternehmen verschrieben. Viele Herausforderungen brauchen viele Spezialisten. Mit Branchen Know-how und spezialisiertem Fachwissen bringen wir die Professionalisierung Ihres Unternehmens voran. Treffen Sie hier Ihre Berater, die am besten zu Ihnen und Ihren Herausforderungen passen. Die KMU Berater auf Augenhöhe. Wir sprechen mittelständisch.

[00:00:38.930] – Ulrich Zimmermann
Ganz viele Unternehmen haben ein eigenes ERP System und erkennen irgendwann mal, irgendwie ist alles zu kompliziert geworden. Wir haben zwar genügend Aufträge, aber wissen gar nicht, wie wir ganz unsere PS auf die Straße kriegen können. Und irgendwie wird es immer komplizierter und komplexer und man kommt an seine Grenzen. Und wie man die löst und sein ERP System so optimiert, dass es für die Warenwirtschaft und für die Produktion einfach maximal automatisiert läuft, darüber rede ich jetzt mit Jürgen Rausch, der das seit ganz, ganz vielen Jahren in vielen Unternehmen umsetzt. Erst mal herzlich willkommen Jürgen bei uns hier im Podcast.

[00:01:19.590] – Jürgen Rausch
Danke schön. Herzlich willkommen.

[00:01:20.880] – Ulrich Zimmermann
Ich spring mal rein. ERP-System, Warenwirtschaft, Produkte. Eigentlich kennt es ja jeder. Und warum kommen denn Leute dann trotzdem zu dir und sagen: „Ach, Herr Rausch, können Sie uns da mal helfen? Was sind so die Engpässe, wo deine Kunden an ihre Grenzen kommen?“

[00:01:40.020] – Jürgen Rausch
Das sind ganz unterschiedliche Themen. Es gibt viele Unternehmen, die mit der aktuellen Auftragslast und mit der Prognose, was an Auftragssteigerungen in der nächsten Zukunft, in der nahen Zukunft kommen wird, schlichtweg überfordert sind, die teilweise den Überblick verloren haben, die gar nicht wissen, wie viel Kapazität steht überhaupt noch zur Verfügung und die letztendlich auch Sorge haben, ihre Kunden überhaupt pünktlich bedienen zu können.

[00:02:08.840] – Ulrich Zimmermann
Ja, das ist zwar ein Luxusproblem, aber es ist eins.

[00:02:10.730] – Jürgen Rausch

Definitiv. Richtig, genau. Und es gibt genauso auch Unternehmen, die möglicherweise genau dieses Problem haben. Und zusätzlich haben sie aber auch die Erkenntnis, dass sie wissen, sie haben ERP Systeme im Einsatz, dass schlichtweg die Anforderungen nicht mehr erfüllt, dass nicht mehr zeitgemäß ist, dass vielleicht vor Jahren eingeführt wurde. Das hat man dann zum damaligen Zeitpunkt bestmöglich auch angepasst, hat aber seither keine Updates mehr gefahren und irgendwie erfüllt es jetzt gar nicht mehr die Anforderungen. Und man stellt fest, die Mitarbeiter arbeiten mit Excel-Listen am System vorbei, arbeiten manuell. Und letztendlich ist die Erkenntnis da, man muss was tun, aber man weiß nicht was. Weil natürlich die Vielfalt an ERP-Systemen, die es auf dem deutschen Markt gibt, unheimlich groß sind. Wir sprechen über 450 verschiedene Lösungen, inklusive Branchen Lösungen. Also die Auswahl das falsche zu nehmen ist da relativ groß. Und letztendlich geht man dann auch eine Ehe ein, die mindestens 15 oder 20 Jahre halten soll. Das kauft man ja nicht alle fünf Jahre neu.

[00:03:13.730] – Ulrich Zimmermann
Und da ist ja eine gute Stärke von dir, dass du ja auf allen Ebenen im Prinzip vom normalen Handwerker bis zum Vorstand mit den Leuten auf Augenhöhe reden kannst. Und da sollten wir unsere Hörer mal mitnehmen. Warum ist es aus deiner Historie so, dass du mit allen Leuten auf Augenhöhe reden kannst?

[00:03:33.040] – Jürgen Rausch
Na ja, ich habe mal ganz klein angefangen. Ich habe mal eine Ausbildung zum Industriemechaniker gemacht, nach meiner Mittleren Reife und habe nach meiner Ausbildung fünf Jahre immer bei mittelständischen, metallverarbeitenden Unternehmen in der Antriebstechnik gearbeitet und war dort im Maschinenbau tätig. Ich habe selber Maschinen gebaut und Maschinen repariert, habe das fünf Jahre lang gemacht und hatte danach die Chance ins Lager zu wechseln, in ein Hochregallager als stellvertretender Meister. Habe dann auch parallel mit der Meisterausbildung begonnen und relativ zeitnah dann auch mit dem Restrukturierungsprojekt als Projektmitglied im eigenen Haus, das mich dann letztendlich schrittweise in immer höhere Führungsbahnen katapultiert hat, sodass ich zum Schluss Leiter Profit Center war und bis zu 35 Millionen Umsatzverantwortung hatte bei 110 Mitarbeitern. Habe parallel noch den Betriebswirt gemacht, berufsbegleitend und habe, ja nach 17 Jahren dann das Unternehmen verlassen. Bin zum Getriebehersteller als Leiter Produktion und Leiter Einkauf, war dort drei Jahre tätig und dann noch mal vier Jahre als technischer Betriebsleiter bei einem Stahl- und Behälterbauer tätig. Dort verantwortlich für alles, was operativ stattfindet und habe in allen Unternehmen natürlich immer mit dem Thema ERP, mit Planung und Steuerung zu tun gehabt, mit verschiedensten Softwarelösungen, sei es SAP, sei es ABBAS oder andere mittelständische ERP Systeme, die namentlich bekannt sind.

Und ja…ich bin jetzt seit Ende 2015 selbstständig tätig, habe mich kurz vor meinem 40. Geburtstag selbstständig gemacht. Genau der Sprung in die Selbstständigkeit und habe mich da für die Beraterlaufbahn entschieden, weil mir das einfach aus diesem Restrukturierungsprojekt sehr viel Spaß gemacht hat. Und ja, das war unheimlich viele positive Erinnerungen an diese Zeit. Und ja, ich mache das jetzt im siebten Jahr auf internationaler Ebene, bin in ganz Europa unterwegs und berate vorwiegend mittelständische Unternehmen zu inzwischen nahezu alle gängigen ERP Systeme, unabhängig ob das jetzt ABBAS ist oder Info oder Microsoft Dynamics, SAP oder auch kleinere Branchenlösungen, Gießerei Software im Bereich von Kunststoffspritzereien. Hier gibt es verschiedene Lösungen. Letztendlich funktionieren die Systeme alle gleich. Die Funktionalität unterscheidet sich natürlich, manchmal die Module, die die ERP-Systeme mit sich bringen. Aber es ist halt oftmals die Art und Weise, wie Unternehmen dann die Software einsetzen. Und das ist halt teilweise unterirdisch, dass man so Software nur als Schreibmaschine nutzt, um Aufträge zu erfassen und Lieferscheine und Rechnungen zu schreiben. Dabei können die Softwarelösungen viel, viel mehr und dementsprechend gehören dann auch die Prozesse gestaltet. Und ja, Unternehmen, die vor allem stark wachsen, haben alle miteinander das Problem, dass das Wachstum so immens war die letzten Jahre, dass man halt ja, wie soll ich sagen, jetzt eine gewachsene Struktur hat, wo die Prozesse oftmals nicht mehr passen.

Die hatten wir mal um Leute herumgebaut und inzwischen funktioniert das alles nicht mehr, weil es einfach viel zu viel wird. Die handelnden Personen sind total überlastet. Und da ist dann an der Zeit tatsächlich einmal auf der einen Seite die Prozesse zu hinterfragen und auf der anderen Seite auch zu hinterfragen, wie effektiv setzen wir denn die Software ein und wie gut entlastet sie uns denn?

[00:06:59.950] – Ulrich Zimmermann
Das wäre ein guter Punkt zu sagen, wenn da jetzt ein Unternehmer auf dich zukommt und sagt, du Jürgen oder Sie, Herr Rausch, wir sind da, wir standen da jetzt irgendwo an so einem Punkt. Wie würdest du denn da jetzt mal so schrittweise vorgehen? Wie muss man sich so einen Beratungsprozess mit dir denn vorstellen? Schritt für Schritt.

[00:07:19.570] – Drop
Wir sprechen mittelständisch.

[00:07:22.500] – Jürgen Rausch
Also ich bin ein Freund, der einen risikoarmen Einstieg in ein Beratungsmandat empfiehlt, sowohl für mich wie auch für meine Kunden. Was sich ganz gut anbietet, ist die allgemeine Unternehmensberatung, die auch von der BAFA gefördert wird, mit 50 Prozent. Das sind in der Regel zwei Manntage, die man da beantragen kann. Und die reichen für mich aus, Unternehmen primär mal kennenzulernen und zu verstehen, wie wird das ERP-System im Unternehmen eingesetzt? In dieser Phase schaue ich mir die IT-Systeme an, die alle im Einsatz sind. Auf welchem Stand befindet sich das Unternehmen? Wie ist die Gesamtstruktur? Da gehört ein Betriebsrundgang mit dazu, wo man sich die ganze Produktion inklusive Lagerwirtschaft anschaut. Und ich spreche dann auch mit allen Abteilungen entlang der Wertschöpfungskette. Also angefangen vom Vertrieb über die Arbeitsvorbereitung, die Planung, der Einkauf, die Produktion selber, die Instandhaltung, die Lagerwirtschaft bis hinten raus, Finanzbuchhaltung, Controlling, Versandabwicklung. Also die komplette Kette entlang führe ich Interviews. Und nach diesen zwei Tagen weiß ich relativ gut, wo der Schuh drückt und wo die größten Potenziale sind. Und, ja, ich habe natürlich jetzt aus der Vielzahl von Projekten, die ich zwischenzeitlich begleitet habe, eine ganz gute Vorstellung und ein Benchmark-Gefühl, wo ein Unternehmen eigentlich stehen könnte, wenn es heute modern aufgestellt ist und ein ERP-System effizient einsetzt, sodass ich nach den zwei Tage sehr konkrete Handlungsempfehlungen geben kann. Ob es Sinn macht, mit dem bestehenden ERP System zum Beispiel weiterzuarbeiten, ob das Potenzial da ist, ob man vielleicht nur über weitere Module spricht, ob man nur über Prozessanpassungen spricht oder dass man vielleicht auch sagt… okay, das ERP und euer Geschäftszweck, das passt einfach nicht zusammen.

[00:09:19.180] – Ulrich Zimmermann
Also in den zwei Tagen schaffst du Entscheidungsgrundlagen für den Unternehmer. Und, um es noch mal zu betonen, die zwei Tage sind ja von der BAFA gefördert und es gibt 50% Zuschuss. Das heißt also – das hast du bereits gesagt – ein risikoarmer Eintritt. Da haben wir mal jemand, der quer drüber guckt, der nach zwei Tagen für einen halben Satz im Prinzip das Ding mal auf den Punkt bringt. Der sagt, du Unternehmer, das sind die erkannten Engpässe, das sind potentielle Handlungsschritte und so könnten wir weitermachen. Wie geht es dann weiter, wenn das Go kommt? Du sagtest, glaube ich, 9 von 10 sagen Go.

[00:09:54.490] – Jürgen Rausch
Genau. Also in der Regel kommt leider tatsächlich oder Gott sei Dank immer die Weiterbeauftragung, die dann in unterschiedlichen Richtungen geht, teilweise einfach in eine reine Prozessoptimierung, dass man Stammdaten in Ordnung bringt, dass man mit dem Mitarbeiter arbeitet, dass man die Prozesse straff und gerade zieht, teilweise Anpassungen im ERP-System vornimmt. Oder auf der anderen Seite, dass es eine Richtung geht, dass man sagt okay, wir müssen eigentlich die Prozesse mal grundlegend designen und überführen die in ein Lastenheft und gehen dann auf den Markt, machen eine Ausschreibung, machen einen Angebotsvergleich, machen dann Workshops mit dem ERP Anbieter, sodass man im Prinzip auch wieder eine Entscheidungsbasis herbeiführen können, sodass der Unternehmer dann ein gutes Gefühl hat und sagt Okay, hier fühle ich mich gut aufgehoben. Und vor allem hier ist das finanzielle Risiko, dass es größere Nachforderungen gibt, auch limitiert, weil wir eigentlich alle Anforderungen auf den Tisch gelegt haben. Es ist bekannt, was man braucht und was man will. Da kommen keine Überraschungen mehr dazu. Also an dieser Stelle kann ich begleiten. Parallel schaue ich an dieser Stelle natürlich auch, welche weiteren Beratungskosten, Zuschüsse es gibt. Das hängt immer vom Bundesland ab. Es gibt Bundesprogramme wie z.B. go-digital, für das ich noch autorisiert bin, wird sich ab nächstes Jahr aber leider ändern. Es gibt aber auch Landesprogramme, wo im Prinzip Beratungskostenzuschüsse für diese konzeptionelle Erarbeitung von diesen Prozessen und so weiter, Beratungskostenzuschüsse bezahlt werden für das Unternehmen, um die Beratungsleistungen abzumildern.

[00:11:29.790] – Ulrich Zimmermann

Du hast ja zwei Hebel. Zum einen natürlich die Effizienzsteigerung oder die Kapazitätsoptimierung im Unternehmen als riesen Hebel für den Unternehmer, inklusive der Entscheidungsgrundlage für die nächsten Steps und die meisten Unternehmen zahlen ja Steuern, holst du einfach ein paar Euro zurück vom Staat, die dann den Eintritt in die nächste Stufe wieder Puffern.

[00:11:53.970] – Jürgen Rausch
Korrekt. Es gibt ja unterschiedliche Förderprogramme, die sich teilweise auch kombinieren lassen. Und auch wenn es in Richtung Investitionen geht, sei es eine ERP-Software, sei es Programmierungen, sogenanntes Customizing oder Module, die man nachkauft. Auch dafür gibt es Investitionskosten, Zuschüsse. Ich schaue mir wie gesagt an, was der Staat bietet im Bereich der Digitalisierungsmaßnahmen und das, was für Unternehmen da im Prinzip zu holen ist, das werde ich dann auch holen, sodass man da einen maximalen Effekt hat. Ich sehe mich aber jetzt nicht als der reine Fördermittelberater, der nur Geld organisiert, sondern ich nutze die Fördermittel, um meine Beratungsleistungen zu subventionieren, zu lindern, zu schmälern, in Anführungszeichen, denn ich bin derjenige, der den Mehrwert bringt ins Unternehmen. Ich nehme die Leute an die Hand. Ich zeige ihnen, wo Verschwendungspotenziale in den Prozessen liegen, wo Optimierungspotenziale liegen und setze sie dann auch gemeinsam um. Und ja, da gibt es ja öfters mal Diskussionsbedarf. Man will an so einem alten, festgelegten Prozess natürlich festhalten, da möchte man sich nicht von trennen. Da gibt es manchmal mehr, manchmal weniger Diskussionen. Das werden sicher auch die Unternehmer kennen. Aber ja, ich führe die Diskussion relativ sachlich und zeige dann einfach auch Wege auf. Und ja, ich sage jetzt einmal, der die besseren Argumente hat, der gewinnt in der Regel. Insofern kriegen wir das auch umgesetzt, was man irgendwo konzeptionell erarbeitet.

[00:13:31.200] – Ulrich Zimmermann
Da kommt ja wieder das Thema: Du warst ja selber Mechaniker, du warst Meister, du warst Betriebswirt, du warst Leiter. Also da kommt ja das Verständnis von allen Rollen ja wieder rüber. Was ist denn der Antrieb dahinter, der dich jeden Tag wieder neu starten lässt?

[00:13:51.250] – Drop
Dein Antrieb.

[00:13:53.800] – Jürgen Rausch
Ja, mir macht es unheimlich Spaß. Also auf der einen Seite jeden Tag neue Unternehmen, neue Branchen kennenzulernen. Wie gesagt, ich komme aus der Metallindustrie, dort bin ich groß geworden. Dort war ich über 20 Jahre tätig. Inzwischen habe ich Projekte im Bereich der Kunststoffindustrie, in der Luftfahrtbranche, in der Automotive Zulieferindustrie. Maschinenbau sind ganz viele Unternehmen, Lebensmittelindustrie, chemische Industrie, Holzverarbeitung, Betonfertigteilewerk, Medizinbranche, Sanitärgroßhandel, Onlinegroßhandel. Es ist wirklich alles dabei. Selbst ein Marketingunternehmer war schon dabei, den ich beraten habe. Aber überall steckt irgendwo ein Prozess dahinter. Und wenn man den einmal logisch hinterfragt, dann findet man da auch Potenziale. Und dann haben sich halt einfach Dinge eingeschlichen, die die Mitarbeiter selber gar nicht mehr hinterfragen. Und das macht mir unheimlich Spaß, dort die Leute aus ihrem Dornröschenschlaf heute zu wecken, rauszuholen und dann aufzuzeigen, wie man es eigentlich viel intelligenter machen kann. Und tatsächlich, in der Regel habe ich lauter glückliche Kunden und auch glückliche Mitarbeiter dieser Kunden, die sagen: Hey, wir können das gar nicht verstehen, dass wir das jahrelang so kompliziert gemacht haben, das geht doch viel einfacher. Und das macht eigentlich unheimlich viel Spaß. Und das motiviert mich jeden Tag wieder.

[00:15:11.130] – Ulrich Zimmermann
Da ist wie der Ritterschlag. Lassen wir uns zum Ende unserer Podcastfolge noch drei Tipps mit auf den Weg geben, für die Leute, die in ihrem Wachstum sind, in allen Branchen, die du eben aufgezählt hast und eine ERP Lösung haben, mit der sie jetzt nicht so ganz happy sind. Was wären denn drei Schritte, mal unabhängig davon – die können dich natürlich immer anrufen, weil natürlich sind deine Daten verlinkt in den Show Notes – aber mal ganz unabhängig von dem Inhalt dieser Folge. Was würdest du den Leuten, die merken, wir fahren irgendwie Vollgas mit angezogener Handbremse, wo würden die dann am besten hinlangen? Drei Tipps.

[00:15:47.620] – Drop
Drei Praxistipps.

[00:15:50.150] – Jürgen Rausch
Also holen sie sich durchaus mal eine externe Meinung rein. Sprechen sie aber auch mal mit den eigenen Mitarbeitern, hören sie denen zu. Die wissen oftmals ganz genau, wo der Schuh drückt. Man hört nur nicht zu. Man will ihnen manchmal auch nicht glauben. Manchmal ist das aber auch schwierig. Deswegen ein externer Berater, der mal bereichsübergreifend die Sache analysiert. Der hat natürlich nicht den Stallgeruch und dann fühlen sich auch nicht einzelne Abteilungen auf den Schlips getreten, wenn andere Abteilungen mit dem Finger auf sie zeigen. Das sind so Themen. Das ist das eine. Machen Sie bitte nicht den Fehler, dass Sie sagen: Ach, jetzt lassen wir einfach mal ein paar ERP-Systeme demonstrieren und vorführen. Da wird schon Gutes dabei sein. Man wird ihnen immer nur das zeigen, was man gut kann und danach haben sie nicht wirklich eine Entscheidungsgrundlage – drehen sie den Spieß rum. Sind Sie der handelnde Part in diesem Prozess? Sie müssen das Zepter in der Hand haben und es beginnt halt damit, dass die Anforderungen klar festgezogen werden. Und ich kann die Anforderungen erst festziehen, wenn ich einen Zielprozess definiert habe. Wo will ich denn hin? Und welches Potenzial habe ich denn da?

[00:16:58.740] – Ulrich Zimmermann

Also erst mal das Ziel festlegen, ein Pflichtenheft aufschreiben oder einen Wunschprozess definieren und dann nachgucken, wenn wir Leute in Pitches einladen. Das die das als Vorinformation kriegen: Inwieweit erfüllt dein System diese Anforderung? Das dreht den Prozess ja ganz oft auf den Kopf. Ja…sehr gut.

[00:17:18.030] – Jürgen Rausch
Richtig. Genau.

[00:17:18.890] – Ulrich Zimmermann
Und Tipp drei?

[00:17:19.820] – Jürgen Rausch
Ja. Tipp drei ­‑ es gibt öffentliche Fördermittel für das Thema. Ja, also das bitte nicht aus den Augen verlieren. Es ist tatsächlich so, dass natürlich, es gibt den einen oder anderen Platzhirsch in Deutschland auf dem ERP Markt. Das sind Namen, die sind gefestigt, die sind gesattelt, die kennt man und da meint man, da ist man auch gut aufgehoben. Es gibt aber auch viele kleine gute Branchenlösungen, die auch sehr etabliert sind, die schon einige Jahre am Markt sind, die eine große Kundenanzahl haben und die teilweise für weniger Geld mehr Funktionalität liefern und sogar auf die Branche noch viel besser angepasst sind. Also da muss man wirklich im Detail hinschauen und man kriegt es erst raus, wenn man einen ordentlichen Ausschreibungsprozess dann auch vorbereitet und begleitet. Und wie gesagt, mit öffentlichen Fördermitteln ist dann das Thema gar nicht so groß. Es ist eine Heirat, den man auf 15, 20 Jahre mindestens eingeht. Insofern sollte man auch die Amortisationsrechnung auf mindestens zehn Jahre setzen und auf dieser Basis die Angebote vergleichen. Und ja, dann hat man danach auch ein sehr gutes Gefühl als Unternehmer. Ja, dass man sagt okay, jetzt bin ich bereit, Investitionen zu tätigen, weil ich sehe wirklich jetzt, was dabei rauskommt, welches Potenzial dahintersteckt und wie schlecht wir teilweise heute aufgestellt sind und dass wir wirklich was tun müssen.

[00:18:42.940] – Ulrich Zimmermann
Ja, da wäre ich sonst auch noch draufgekommen über den Zeithorizont und 15 bis 20 Jahre Effizienzen heben oder verdaddeln. Das ist echt Geld, Zeit und Nerven. Deswegen ganz herzlichen Dank, Jürgen, für die Einsichten und euch interessierten Hörern viel Erfolg beim Optimieren eurer ERP-Lösung. Alles Gute!

[00:19:08.420] – Outro
Haben Sie noch mehr Infos? Wollen Sie den persönlichen Kontakt aufnehmen? Den Link zu Ihrem KMU Berater finden Sie in der Beschreibung und unter www.kmu-berater.de. Wir wünschen Ihnen viele Erfolge, unternehmerisch und menschlich. Die KMU Berater auf Augenhöhe. Wir sprechen mittelständisch.