GoBD – Verfahrensdokumentation als besondere Herausforderung

Arbeitsschritte einer begleitenden Beratung

Die seit dem 1. Januar 2015 geltenden Grundsätze der Finanzverwaltung für Aufbewahrung und Dokumentation verlangen von jedem Unternehmen eine Dokumentation der eingesetzten Verfahren und Abläufe.

KMU-Berater Klaus Rübel schildert in seinem Beitrag in den KMU-Berater News 2016-02 worum es bei den GoBD geht, wie Beratung dabei unterstützen kann und welche Arbeitsschritte bei einer begleitenden Beratung sinnvoll sind.

Verfahrensdokumentation – eine besondere Herausforderung der GoBD

Vor dem Hintergrund der Inkraftsetzung der GoBD haben sich für nahezu alle Unternehmen in Deutschland neue Anforderungen ergeben. Bislang wurden bei Betriebsprüfungen im Wesentlichen nur die maschinell auswertbaren Datenträger geprüft, die die reinen Buchhaltungsdaten enthalten. Eine Prüfung der Daten aus den sogenannten Vor- und Nebensystemen fand nur in Einzelfällen statt.

Viele Unternehmen könnten diese Daten in der geforderten Form aktuell den Finanzbehörden nicht zur Verfügung stellen. Dies konnte allerdings bislang schon als Verstoß gegen die Beweiskraft der Buchführung gemäß § 158 Abgabenordnung (AO) ausgelegt werden und führte somit zur Schätzungsbefugnis durch das Finanzamt nach § 162 AO.

Fokus auf Daten aus Vor- und Nebensystemen

Mit den GoBD sind die Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung erweitert und konkretisiert worden. Bei Betriebsprüfungen wird es zu einer Fokussierung auf die Daten der Vor- und Nebensysteme kommen. Hierzu werden „Fachprüfer Datenzugriff“ flächendeckend von den Finanzbehörden gezielt für den Datenzugriff auf diese vorgelagerten Systeme ausgebildet. Zu diesen zählen zum Beispiel die Anlagen- und Lohnbuchhaltung und elektronische Kassensysteme bis hin zu Taxametern.

Allerdings kann das Bundesministerium für Finanzen weder den Begriff der steuerrelevanten Daten vollumfänglich konkret definieren, noch ist es in der Lage, alle im Markt befindlichen Vor- und Nebensysteme zu kennen. Daher schreiben die GoBD ausdrücklich vor, dass die Unternehmen alle verwendeten Verfahren in einer Dokumentation ausführlich beschreiben müssen.

Verfahrensdokumentation der Prozesse

Dass bedeutet: Für jedes Datenverarbeitungs-System (DV-System) muss eine Verfahrensdokumentation erstellt werden, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und die Ergebnisse der Prozesse vollständig und schlüssig ersichtlich sind. Die Dokumentation muss den organisatorisch und technisch gewollten Prozess beschreiben und muss bei Veränderungen angepasst werden. Zusätzlich muss eine Änderungshistorie geführt werden. Die Verfahrensdokumentation unterliegt den gleichen Aufbewahrungsfristen wie die Dokumente, zu deren Verständnis sie erstellt wurde.

So könnte eine Beratung unterstützen

Der Gesetzgeber unterscheidet nicht zwischen doppelter Buchführung und Einnahmen-Überschuss Rechnung. Somit sind alle Gewerbetreibenden von den GoBD betroffen.

Für die Hauptbuchhaltung bieten die Steuerberater beziehungsweise die Rechenzentren der Steuerberater Lösungen an. Der Datenzugriff auf die Hauptbuchhaltung wird in der Regel somit sichergestellt. Die Steuerberater haben aber normalerweise keine Kenntnis und keinen Einfluss auf die vom Steuerpflichtigen eingesetzten Vor- und Nebensysteme.

Umsetzung der Vorgaben

Die Umsetzung der Vorgaben der GoBD obliegt hier dem Steuerpflichtigen. Dies gilt genauso für die Erstellung der Verfahrensdokumentation. An dieser Stelle benötigen gerade KMU fachkundige Unterstützung. Dies ist besonders empfehlenswert, da die GoBD in Kapitel 2 explizit darauf hinweisen, dass die Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit ausschließlich beim Steuerpflichtigen liegt, auch wenn er Buchführungs- und Aufzeichnungsaufgaben ausgelagert hat.

Schrittfolge für eine Beratung bei der Umsetzung der GoBD

Schritt 1: Zunächst sollte im Unternehmen analysiert werden, ob relevante Vor- und Nebensysteme zum Einsatz kommen.
Schritt 2: Für jedes identifizierte Vor- und Nebensystem müssen der Output und eventuelle Schnittstellen auf GoBD-Relevanz geprüft werden.
Schritt 3: Alle Verfahren, in denen ein relevanter Output entsteht beziehungsweise verarbeitet wird, müssen beschrieben werden. Hierbei ist darauf zu achten, dass sich ein sachkundiger Dritter in angemessener Zeit einen Überblick verschaffen kann.
Schritt 4: Die Verfahrensdokumentation gliedert sich in die Bereiche

• allgemeine Beschreibung
• Anwenderdokumentation
• technische Systemdokumentation
• Betriebsdokumentation

Da es weder für den Steuerpflichtigen noch für seinen Berater möglich ist, eine belastbare Expertise zur internen Datenverarbeitung von zugekauften Vor- und Nebensystemen zu erstellen, muss hier die GoBD-gerechte Systemdokumentation der jeweiligen Hard- und Softwareanbieter beschafft werden.
Schritt 5: Auch wenn sich die GoBD explizit auf den Einsatz digitaler Systeme beziehen, erscheint es sinnvoll, die Verfahrensanweisungen auch auf den manuellen (Papier-) Bereich auszuweiten.

Schritt 6: Abschließend ist es sinnvoll zu prüfen, ob das Unternehmen für eine GoBD-gerechte Archivierung ein elektronisches Dokumentenarchivierungssystem einsetzen sollte.