Mittelstand: Beratungsvereinbarungen gestalten

KMU-Berater Carl-Dietrich Sander berichtet aus seiner Praxis, wie er mit seinen Kunden Beratungsvereinbarungen abschließt. Dabei handelt es sich nicht um Empfehlungen des Bundesverbandes Die KMU-Berater. In der Mitgliedschaft des Verbandes gibt es dazu sicherlich verschiedene Wege. Und es handelt sich auch nicht um eine Rechtsberatung. Es ist schlicht ein Bericht über eine seit Jahren bewährte Praxis eines einzelnen Mitglieds mit dem Ziel, zum Nachdenken und zur Diskussion anzuregen.

Beratung ist sowieso zu teuer

Viele Unternehmerinnen und Unternehmer denken bei Beratung an die "Großen" der Branche wie McKinsey und Roland Berger und verbinden damit astronomische Tagessätze und eine unbegrenzte Anzahl von Beratungstagen. Dann ist die Schlussfolgerung "zu teuer" naheliegend.

Natürlich müssen auch Beratungskosten "beherrschbar" sein. Dafür kommt es auf zwei Aspekte an: Erstens die "richtigen" Berater zu finden und zweitens die Beratungsvereinbarung "passend" zu gestalten.

Wie kalkulieren Berater/innen?

Im Prinzip so wie jeder Handwerksbetrieb: Berater/innen berechnen einen (hoffentlich) auskömmlichen Stundensatz. Entscheidender Faktor sind dabei neben den eigenen Geschäftskosten und dem Anspruchsniveau der Lebenshaltung die sogenannten "unproduktiven Zeiten" oder im Umkehrschluss die Frage "wie viele Tage kann ich im Laufe eines Jahres realistischer Weise verkaufen?" Denn kalkulatorisch sind alle Kosten rechnerisch auf diese Anzahl von Tagen zu verteilen. Und dieser Stundensatz und diese Tageszahl sollte dann möglichst auch am Markt realisiert werden.

Viele Berater/innen, die kleine und mittlere Unternehmen unterstützen, sind als "Einzelkämpfer" unterwegs – so wie auch der Autor dieser Zeilen. Diese Berater/innen können bei guter Auslastung ca. 100 – 120 Tage im Jahr effektiv fakturieren. Denn neben Urlaub (!?) gilt es, Zeiten für Marketing und Akquise, Fortbildung und Austausch sowie die Abwicklung des eigenen Geschäfts zu berücksichtigen. Also bitte nicht den Tagessatz gedanklich mit 220 oder gar noch mehr Tagen multiplizieren, um sich den Umsatz (!) eines Beraters vorstellen zu können.

Beratungsvereinbarung – worauf es ankommt

Sie haben eine wichtiges Thema im Unternehmen und die oder den dafür passende/n Berater/in gefunden. Auf die folgenden Punkte sollten Sie beim Abschluss einer Beratungsvereinbarung achten, damit Sie die Zügel in der Hand behalten (nicht im Sinne einer Rechtsberatung für die Ausformulierung, sondern als zu beachtende Themen):

1. Beratungsthema
Beschreiben Sie die Beratungsaufgabe möglichst genau. Treffen Sie eine Absprache, wie Sie eine Ausweitung der Beratung mit einander regeln werden (oftmals ergeben sich weitere Themen im Laufe eines Beratungsprozesses).

2. Dokumentation
Gute Berater/innen dokumentieren jeden Beratungs- / Arbeitsschritt für den Kunden. Und zwar direkt im Anschluss an jeden Beratungstag / -stunde. Diese Dokumentation beschreibt die Themen mit Analyse, Aktivitäten und Umsetzungshinweisen.

3. Honorar
Stunden- oder Tagessatz sowie eventuelle Nebenkosten (Reisekosten, Auslagen) werden eindeutig festgehalten. Ebenso der Zeitraum, für den jeweils abgerechnet wird und die Zahlungsfristen.

4. Dauer der Zusammenarbeit
Gehen Sie keine Mindesttagezahl ein und vereinbaren Sie kein Mindesthonorarvolumen, sondern halten Sie die Vereinbarung offen.

5. Wie Sie aussteigen können
Sie haben einen Super-Kennenlern-Eindruck von Ihrem Berater gehabt – und stellen jetzt bei der Zusammenarbeit fest: Geht gar nicht. Dann hilft Ihnen die Vertragsklausel, dass Sie die Vereinbarung täglich kündigen können. Dass müssen Sie dann auch dem Berater zugestehen oder maximal eine Kündigungsfrist für den Berater von 14 Tagen.

6. Verschwiegenheitspflicht
Es ist eine Selbstverständlichkeit, dass sich Ihr Berater vertraglich zur Verschwiegenheit bezüglich aller Informationen und Kenntnisse aus der Zusammenarbeit mit Ihnen verpflichtet. Dies gilt natürlich auch nach dem Ende der Zusammenarbeit.

7. Gegenseitige Leistungspflicht
Sie verpflichten sich, alle Informationen und Unterlagen zur Verfügung zu stellen. Ihr Berater verpflichtet sich, seine Erfahrung, sein Wissen, seine Methodenkompetenz einzubringen. Für die Umsetzung erarbeiteter Aktivitäten werden Sie als Unternehmerin und Unternehmer die Verantwortung tragen – nicht ihr Berater. Dieser kann Sie aber, wenn Sie das möchten, in einem zu vereinbarenden Rahmen dabei unterstützen.

8. Gewährleistung
Fehler können auch in Beratungen passieren. Ihr Berater wird die Haftung dafür in der Regel auf grobe Fahrlässigkeit beschränken. Natürlich sollte er über eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung verfügen.

9. . . .
Was würden Sie noch gerne in einer Beratungsvereinbarung regeln?

Beratungsförderung

Ihr Berater sollte Sie natürlich auf Fördermöglichkeiten aufmerksam machen und Sie umfassend informieren. Den Antrag stellen Sie als Unternehmer/in aber selber. Bedenken Sie, dass es keinen Rechtsanspruch auf die jeweiligen Förderungen gibt. Mehr zur aktuellen Beratungsförderung durch das Programm des Bundes finden Sie in den KMU-Berater News 2016-01.